Valentina pinta un mechón en su salón de Chapinero y no puede soltar el pincel. A las 11:20 a.m. Andrea escribe: "¿hay cita hoy para un corte?". El celular queda boca arriba, junto al tinte. Cuando Valentina lo mira, ya es la 1:00 p.m. y Andrea agendó en otro lado. Esa tarde buscó mensajes automáticos WhatsApp Business para que el chat contestara con las manos ocupadas. Lo mismo le pasa a una barbería y a un salón de uñas.
Tres recados, y solo dos salen solos
En WhatsApp Business suelen juntarse tres cosas distintas.
El mensaje de bienvenida sale solo la primera vez que alguien escribe, o si pasan 14 días sin hablar en ese chat. El saludo, con el nombre del negocio y cómo pedir la cita, está en mensaje de bienvenida para WhatsApp. Esta página va de la noche, el domingo y el momento en que no puedes mirar la pantalla.
El mensaje de ausencia también sale solo, según un horario que tú programas. No se entera de que estás con una clienta ni de que el sábado ya no tiene horas.
La respuesta rápida no sale sola: escribes una barra, eliges el texto guardado y lo envías tú. En un salón de uñas, ese atajo está en respuestas rápidas de WhatsApp Business.
Mensajes automáticos WhatsApp Business: activar la ausencia
El camino está en la ayuda oficial, en español.
- En la pestaña Herramientas, toca Mensaje de ausencia.
- Activa Enviar mensaje de ausencia.
- Toca el texto, escríbelo y confirma con OK.
- En Programar elige Enviar siempre, Horario personalizado o Fuera del horario comercial. Esa última solo sale si el perfil ya tiene horario comercial.
- En Destinatarios elige todos, quien no está en tus contactos, todos menos algunos, o solo algunos.
- Toca Guardar.
Sin internet en ese celular, el recado no sale. Las mismas pantallas están en Cómo usar los mensajes de ausencia.
"Fuera del horario comercial" cubre la noche y el día que el perfil marca cerrado. Un festivo entre semana, si el perfil dice que abres, no dispara ese modo: ahí va un horario personalizado, y hay que quitarlo al volver. Con "Enviar siempre", Andrea recibe el aviso de ausencia también un martes a las 11:00 a.m.
Siete textos cortos, uno por momento
Cambia el nombre y la hora. Ninguno promete una cita que no miraste.
Noche, peluquería
Hola, soy Valentina, de Salón Chapinero. Hoy el chat cierra a las 7:00 p.m. Para corte o color, dime el servicio y el día. Mañana a las 9:00 a.m. te digo qué hora queda.
Domingo, barbería
Hola, soy Omar, de Barbería La Estación. El domingo no abrimos. El lunes desde las 10:00 a.m. leo el chat. Deja el servicio y el día.
Festivo entre semana, uñas
Hola, soy Inés, de Uñas del Parque. Hoy es festivo y cerramos. El miércoles desde las 10:00 a.m. te escribo. Dime si es gel o semipermanente, y qué día puedes.
Vacaciones, peluquería
Hola. Salón Chapinero está de vacaciones hasta el lunes 2. Desde las 9:00 a.m. de ese día vuelvo a agendar. Si ya tenías cita, escribe reagendar y el día que te sirve.
Mientras atiende: esto es respuesta rápida, no sale solo
Hola, Andrea. Estoy con una clienta. Miro el celular a la 1:00 p.m. y a las 4:00 p.m. Dime servicio y día, y te propongo una hora.
Sábado lleno: pégalo en la ausencia y quítalo al cerrar
Hola, soy Valentina. Hoy sábado ya no hay hora de corte ni de color. Si te sirve martes o miércoles, dime el servicio. El lunes a las 9:00 a.m. te escribo.
Quien escribe por primera vez un domingo
Hola, gracias por escribir a Salón Chapinero. Hoy no contesto. Mañana te pido el servicio y el día para buscar una cita.
Si el de bienvenida también está activo, quien escribe por primera vez puede recibir los dos. Que no se contradigan.
Cuando el recado deja el chat peor que el silencio
"Te respondo ya" y no hay nadie. A las 9:00 p.m. esa frase deja a Andrea esperando. Mejor: "mañana a las 9:00 a.m.".
Un párrafo largo. Precios, cuidados y dirección juntos. Quien preguntó por una cita no llega al final.
Dejar el de vacaciones el lunes. No se apaga solo. Antes de abrir, cámbialo en Herramientas. Si no, el salón se lee cerrado con la puerta abierta.
Una hora escrita en el recado fijo. "Te dejo a las 4:00 p.m." sin mirar la agenda junta a dos personas.
Un texto fijo no sabe qué horas quedan
Estos mensajes automáticos no ofrecen opciones ni reagendan. Si Andrea pregunta "¿me cabe a las 4?", recibe el mismo párrafo de las 11. La cita la anotas tú después, o la anota un asistente virtual que sí ve la agenda.
Cuando la respuesta ya propone horas, mira qué debe hacer un chatbot para agendar citas. Para que no se olviden el día de venir, el recordatorio está en confirmación de citas por WhatsApp.
Esa parte la puede tomar Wawnia. En el WhatsApp del salón, su asistente virtual muestra horas que siguen libres, anota la cita y solicita el anticipo con los métodos que Valentina dejó listos. Andrea manda la foto del pago. Valentina mira si el dinero entró y recién ahí da la cita por hecha. Nadie más puede marcar ese anticipo como recibido, y no aparece una página para cobrar.
Si el pincel sigue en la mano
Si tu peluquería se parece a ese sábado, entra a lo que Wawnia hace por las peluquerías y míralo con tu agenda.