Lorena tiene un gimnasio de una sola sede en un barrio de Cali. Son tres entrenadores, clases en grupo y planes que cada socio paga por mes. Por la tarde ella da clase y, si la puerta se queda sola, también atiende la recepción. El cuaderno de socios vive junto a un Excel que el viernes nadie cerró bien. A las 5:40 Santiago escribe: "¿hay cupo en la clase de las 6?". El celular está boca abajo, encima de una colchoneta. Lorena lo ve a las 6:12, con la clase ya empezada, y Santiago se fue a otro lado. Esa noche busca software para gimnasio.
Sirve para un gimnasio de una sede en Colombia, con pocos entrenadores. En México, donde leas Nequi, usa la transferencia que tus socios ya conocen.
El martes en que recepción y clase son la misma persona
A las 11 la clase de fuerza queda en cuatro personas. A las 6 sobra gente en la puerta. Paola entrena y los jueves cubre la recepción. No vio el "hoy no puedo" de un socio de las 11: el cupo siguió escrito y la clase quedó con lugar.
El plan de Andrea se acabó el domingo. El lunes entrenó y al salir preguntó si seguía al día. El Excel estaba apagado en recepción, porque Lorena estaba en la clase.
A media tarde llega la foto de un Nequi de un socio nuevo. Hay que ver si el monto es el del plan y si esa imagen no es la de la semana pasada. Entra otro mensaje: "¿me guardas en la de las 7?".
Lorena, a las 6:12: Perdón, Santiago, ya empezamos. Mañana te cuento si hubo lugar.
El programa útil es el que contesta en ese martes, con el cupo real, mientras Lorena está en la clase.
Software para gimnasio: preguntas sacadas de ese martes
Hazlas con tus nombres, no con el gimnasio de ejemplo. Si quien te vende cambia de tema, ya escuchaste lo que necesitabas.
¿Lo usa Paola sin un curso? Ella pasa de la clase al mostrador en pocos minutos. Si ver el cupo de las 6 pide un manual, el cuaderno va a seguir ganando.
¿Santiago reserva desde el WhatsApp que ya tiene? No va a instalar otra aplicación para repetir la pregunta. Tiene que recibir una hora que de verdad esté libre. Cómo se ve esa reserva, con el cupo y con el plan del socio, está en reservar la clase desde el chat.
¿Tú ves los vencimientos en el celular? El viernes, ¿aparece a quién se le acaba el plan la semana que entra? El aviso lo escribes tú, con el nombre de esa persona. Quien dejó de venir y quien tiene el plan vencido no son el mismo caso. Los mensajes de cada uno están en cuando un socio se enfría.
¿Qué pasa con el pago? En Colombia el socio manda Nequi o una transferencia. El comprobante tiene que quedar junto a ese plan, y el plan empieza cuando tú confirmas que el pago sí llegó. Un programa que marca el pago como hecho sin mostrarte la foto no cabe en este día.
¿Funciona en el celular, en medio de la clase? El computador se queda en recepción. Si el cupo solo existe en esa pantalla, a las 5:40 sigue sin respuesta.
Software para gimnasios, app para gimnasio o programa para gimnasio son nombres del mismo buscador. Las preguntas siguen siendo estas.
Clases llenas al lado de clases tranquilas
Lorena, el primer mes, necesita una frase verdadera: las 6 están completas y a las 4:30 hay cupo con Paola.
Lorena: Santiago, las 6 ya no tienen lugar. Paola tiene cupo a las 4:30. ¿Te lo dejo?
Si él pide reagendar, el lugar de las 6 queda libre en ese momento y el de las 4:30 queda ocupado. Las dos cosas se ven en el mismo celular. Para las horas que se quedan quietas, mira las clases con poca gente.
Huella, factura y suplementos quedan fuera
Lector de huella o torniquete, factura electrónica, nómina de los entrenadores e inventario de suplementos piden otras herramientas. Wawnia no los hace. Si buscas el control de la puerta, resuélvelo con quien la instala, aparte de la reserva.
El pago del socio llega a tu cuenta y tú miras el comprobante. Quien lleva las cuentas del mes sigue siendo otra persona.
Equivocaciones al pasar del cuaderno al programa
Pagar lo que nadie va a abrir. Huella, torniquete y una estantería de suplementos lucen en el folleto. Si hoy el lío es el WhatsApp de las 5:40, eso va primero.
Pedirle al socio otra aplicación. Quien ya escribe por el chat no crea una cuenta para repetir la pregunta. Con una app nueva de por medio, Santiago sigue en WhatsApp y el cuaderno dice otra cosa.
Mudarte en la semana de más gente. Mejor un martes corto, cuaderno al lado, hasta que Paola confíe en el celular.
Dejar fuera a los entrenadores. Si ellos no lo abren, el cuaderno vuelve antes de cerrar el mes.
Comprar para tres sedes que aún no existen. Hoy es una sede. El programa tiene que caber ahí.
Qué hace el asistente virtual con el WhatsApp
Wawnia entra en la reserva y en el mensaje. El asistente virtual responde el WhatsApp del gimnasio, ofrece los cupos y los horarios que están libres, reserva la clase y, cuando el plan se acabó, pide el pago con los métodos que tú configuraste. Santiago manda el comprobante. Lorena confirma que llegó. El asistente no da ese pago por bueno por su cuenta y no arma un enlace para pagar.
Si le preguntan algo que no dejaste escrito, te devuelve esa conversación. No se inventa un cupo.
Si las 6 empiezan y el celular sigue boca abajo
Si tu gimnasio se parece a ese martes, entra a lo que Wawnia hace por los gimnasios y míralo con tus clases, no con la lista del folleto.