Numa quinta à noite a Letícia escreve: "Oi, vocês têm a quadra para o aniversário do meu filho? Umas 25 pessoas, sábado à tarde". Você sabe que nesse horário tem um time fixo. Também sabe que um aniversário paga mais que um jogo comum. E não sabe bem o que perguntar para não deixar nada solto. As reservas de quadra para aniversários e eventos funcionam diferente de uma reserva de jogo. Tem mais gente, mais tempo e mais coisa que pode dar errado. A boa notícia é que cinco perguntas resolvem quase tudo.
Cinco perguntas antes de dar o preço
Não mande a tabela de cara. Primeiro entenda o que estão pedindo:
- Que dia e a que horas começa?
- Quanto tempo dura, contando montagem e desmontagem?
- Quantas pessoas vão, mais ou menos?
- Vão trazer comida, som ou decoração?
- Quantas são crianças?
Com isso você sabe se a quadra comporta, se precisa de ajuda e quanto cobrar.
Por que o tempo de montagem muda tudo
Quem organiza uma festa pensa em "duas horas de aniversário". Mas precisa chegar uma hora antes para pendurar balões e arrumar mesas, e sair uma hora depois para recolher. Se você não conversa sobre isso, essa hora de montagem invade o jogo seguinte.
Pergunte direto:
Letícia, a que horas vocês chegam para montar e a que horas terminam de recolher? Assim eu reservo a quadra inteira e não bate com outro grupo.
Cobrar o tempo total, e não só o da festa, evita discussão na porta.
Como fechar reservas de quadra para aniversários e eventos com sinal
Evento não se reserva com "beleza, te espero". Reserva-se com sinal, e o melhor é dizer isso já na primeira mensagem:
Para deixar a quadra no sábado das 15h às 19h, preciso de um sinal de R$ 300. O resto se paga no dia, antes de começar. Se precisar mudar a data, me avise com 5 dias e você não perde o sinal.
Essa mensagem tem quatro dados: horário, sinal, saldo e regra de mudança. A Letícia sabe o que fazer e você tem tudo por escrito.
O que costuma ser esquecido até o último minuto
Coisas pequenas que parecem sem importância viram problema no dia:
- Se podem levar caixa de som.
- Quem abre e fecha os banheiros.
- Até que horas é permitido som alto pelas regras do bairro.
- O que acontece com o lixo no final.
Prepare uma mensagem curta com essas regras e mande junto com a confirmação. Isso poupa ligações chatas durante a festa.
O dia em que duas festas pediram o mesmo sábado
Aconteceu com o Maurício. Ele tem uma quadra de futebol society na Grande São Paulo. Uma empresa pediu o sábado para uma confraternização e, duas horas depois, uma mãe pediu a mesma tarde para um aniversário. Ele disse "sim, tem espaço" aos dois, em conversas diferentes. Na sexta teve que ligar para a empresa pedir desculpas, e eles nunca mais voltaram.
Desde então tem uma regra: nada se confirma até o sinal estar pago e a data anotada num lugar só. Sem sinal, o horário continua livre para quem pedir.
Evento de empresa: outras perguntas
Quando é uma empresa, a conversa muda:
- Quem vai pagar e se precisam de nota fiscal.
- Se uma pessoa coordena ou várias.
- Se vai ter jogo, mini torneio ou só confraternização.
Peça o nome e o telefone de um contato. Se quem reserva não é quem aparece no dia, você precisa de alguém para falar.
Times fixos primeiro, eventos depois
O seu time de sábado paga há meses. Não vale tirar o horário dele por um evento novo. Um jeito saudável de lidar:
- Ofereça o evento no horário livre mais próximo.
- Se o cliente insistir naquele horário, avise primeiro o time fixo e pergunte se prefere mudar o jogo para outro dia.
- Se o time aceitar, mude com uma mensagem clara e sem desconto surpresa.
Assim você cuida dos dois e não surpreende ninguém.
Mensagem final, um dia antes
No dia anterior ao evento, mande:
Letícia, amanhã esperamos você às 14h para montar. A festa vai das 15h às 18h e a quadra é entregue às 19h. Falta um saldo de R$ 300 para pagar na chegada. Tudo certo?
É curta, tem cada horário e cada valor, e a Letícia pode encaminhar para quem estiver ajudando.
Quer isso na sua quadra?
Se hoje as suas festas se fecham com áudio e promessa, veja como a Wawnia funciona para quadras: seu assistente mostra os horários realmente livres e reserva cada evento quando o sinal chega.