Un jueves en la noche te escribe Leidy: "Hola, ¿tienen la cancha para el cumpleaños de mi hijo? Somos como 25 personas, el sábado en la tarde". Tú sabes que el sábado a esa hora tienes un equipo fijo. También sabes que un cumpleaños paga más que un partido normal. Y no sabes bien qué preguntar para no dejar algo sin cerrar. Las reservas de cancha para cumpleaños y eventos funcionan distinto a una reserva de partido. Hay más personas, más tiempo y más cosas que pueden salir mal. La buena noticia es que casi todo se resuelve con cinco preguntas.
Cinco preguntas antes de dar un precio
No mandes tarifa de entrada. Primero entiende qué te están pidiendo:
- ¿Qué día y a qué hora empiezan?
- ¿Cuánto dura el evento, contando armado y desarme?
- ¿Cuántas personas van a venir, más o menos?
- ¿Traen comida, música o decoración?
- ¿Cuántos son niños?
Con eso sabes si la cancha alcanza, si necesitas apoyo extra y cuánto cobrar.
Por qué el tiempo de armado cambia todo
Quien organiza una fiesta piensa en "dos horas de cumpleaños". Pero necesita llegar una hora antes a colgar globos y mesas, y salir una hora después a recoger. Si no lo hablas, esa hora de armado se cruza con el partido que sigue.
Pregunta directo:
Leidy, ¿a qué hora llegan a armar y a qué hora terminan de recoger? Así te aparto la cancha completa y no se cruza con otro grupo.
Cobrar el tiempo total, no solo el de la fiesta, es lo que evita discusiones en la puerta.
Cómo cerrar reservas de cancha para cumpleaños y eventos con abono
Un evento no se aparta con un "listo, te espero". Se aparta con abono, y es mejor decirlo desde el primer mensaje:
Para dejarte la cancha el sábado de 3:00 a 7:00 p.m. necesito un abono de $150.000. El resto se paga ese día antes de empezar. Si necesitas mover la fecha, avísame con 5 días y no pierdes el abono.
Ese mensaje tiene cuatro datos: horario, abono, saldo y regla de cambio. Con eso Leidy sabe qué hacer y tú tienes todo escrito.
Lo que se suele olvidar hasta el último minuto
Hay pequeñas cosas que parecen menores y terminan en problemas el día del evento:
- Si pueden entrar con parlante o equipo de sonido.
- Si hay alguien que abre y cierra baños.
- Hasta qué hora se permite la música alta por las normas del barrio.
- Qué pasa con la basura al terminar.
Prepara un mensaje corto con estas reglas y mándalo junto con la confirmación. Una sola vez, antes del evento, ahorra llamadas incómodas durante la fiesta.
El día que dos fiestas pidieron el mismo sábado
A Mauricio le pasó. Tiene una cancha de fútbol 5 en las afueras de Bogotá. Una empresa pidió el sábado para una integración y, dos horas después, una mamá pidió la misma tarde para un cumpleaños. A los dos les dijo "sí, hay espacio" desde chats distintos. El viernes tuvo que llamar a la empresa a disculparse, y no volvieron.
Desde entonces tiene una regla: nada se confirma hasta que el abono esté pagado y la fecha anotada en un solo lugar. Sin abono, el horario sigue libre para quien lo pida.
Evento de empresa: otras preguntas
Cuando es una empresa, cambia el tipo de conversación:
- Quién va a pagar y si necesitan factura.
- Si es una persona la que coordina o varias.
- Si hay partidos, torneo corto o solo convivencia.
Pide un nombre de contacto y un número. Si el que reserva no es quien llega ese día, necesitas hablar con alguien.
Reservas fijas primero, eventos después
Tu equipo de los sábados lleva meses pagando. No conviene quitarle la hora por un evento nuevo. Una forma sana de manejarlo:
- Ofrece el evento en la franja libre más cercana.
- Si el cliente insiste en ese horario, avisa primero al equipo fijo y pregunta si prefieren mover el partido a otro día.
- Si el equipo acepta, lo mueves con un mensaje claro y sin descuento sorpresa.
Así cuidas a los dos y no sorprendes a nadie.
Mensaje final, un día antes
El día antes del evento, manda:
Leidy, mañana te esperamos de 2:00 p.m. para armar. La fiesta es de 3:00 a 6:00 p.m. y a las 7:00 entregan la cancha. Queda un saldo de $150.000 para pagar al llegar. ¿Todo bien?
Es corto, tiene cada hora y cada valor, y Leidy puede reenviarlo a quien la ayude.
¿Quieres esto en tu cancha?
Si hoy tus fiestas se cierran con audios y promesas, mira cómo funciona Wawnia para canchas deportivas: tu asistente muestra las horas libres de verdad y aparta cada evento cuando llega el abono.