Es jueves por la noche y estás corrigiendo tareas cuando suena el celular. Es la mamá de Tomás: "Profe, el examen de matemáticas es el próximo martes y necesita clase extra. ¿Cuándo puede?". Antes de que termines de leer, llega otro: la mamá de Valeria con la misma pregunta. Luego otro. En una hora tienes siete mensajes y solo cuatro horas libres en toda la semana. Repartir los cupos de clases particulares en época de exámenes es un problema agradable, porque significa que te buscan. Pero si no lo ordenas, terminas dando una clase a las 10 de la noche o diciéndole que no a una familia que te ha acompañado todo el año.
Antes de que empiece la temporada
Lo mejor es pensar en esto un mes antes. Mira el calendario escolar de tus alumnos y marca las semanas de exámenes. Con eso puedes preguntar con tiempo:
Hola, Paola. Los exámenes de Tomás empiezan en tres semanas. Si quiere clases extra, escríbeme esta semana y le aparto horario antes de que se llenen.
Un solo mensaje temprano vale más que quince respuestas apuradas después.
Cuántas horas extra puedes dar de verdad
Cuenta tus horas con honestidad. Un profesor que da seis clases extra al día durante dos semanas termina mal y enseña peor. Define un tope:
- Cuántas horas extra por semana.
- Hasta qué hora de la noche.
- Si puedes dar clase en fin de semana.
Cuando tienes el número claro, puedes decir "me quedan cuatro cupos" y no quedar mal después.
A quién se le da primero
Esta es la parte más incómoda. Una forma que suele verse justa:
- Alumnos que ya tienen clase fija contigo.
- Quien tiene el examen más cerca.
- Quien pidió primero.
Si lo explicas así, la familia entiende. Lo que molesta no es esperar, sino sentir que se decide al azar.
Cupos de clases particulares en época de exámenes: el mensaje de prioridad
Cuando llegan muchos pedidos juntos, contesta a todos con claridad y sin prometer lo que no tienes:
Hola, Paola. Para el examen del martes tengo libres el domingo a las 4:00 p.m. y el lunes a las 6:00 p.m. ¿Cuál prefieres? Te lo aparto cuando me envíes el pago, porque quedan pocos.
Fíjate en tres cosas: dos opciones concretas, un motivo del pago por adelantado y una razón real para decidir pronto.
Cobrar antes de apartar, también en esta época
En la temporada de exámenes, el pago adelantado es más importante que nunca. Si apartas un cupo escaso a alguien que luego no llega, otro alumno pudo haberlo usado. Una regla simple:
El cupo extra se confirma cuando recibo el pago. Si no lo recibo hasta la noche, lo ofrezco a la siguiente familia.
No es una amenaza. Es una forma de ser justo con todos.
La semana de Ricardo, profesor de física
Ricardo da clases de física y matemáticas a estudiantes de bachillerato en Quito. Una semana antes de los parciales le llegaron veinte mensajes. Contestó a todos "déjame ver y te aviso". Dos días después, tres familias le escribieron enojadas porque ya habían contratado a otro.
El siguiente semestre hizo algo distinto. Publicó en su estado de WhatsApp: "Quedan 6 cupos extra para la semana de parciales. Escríbeme para apartar". Los seis se llenaron en un día y los demás supieron que tenían que buscar otra opción. Nadie se sintió ignorado.
Qué hacer con la lista que se queda sin cupo
Habrá familias que lleguen tarde. En vez de decir "ya no hay", ofrece una lista:
Esta semana ya no tengo horarios. Te anoto en lista por si alguien cancela. Si se libera, te escribo primero.
Cuando alguien cancele, ese cupo se ofrece de inmediato.
Clases en grupo como salida
Si hay muchos alumnos del mismo curso preparando el mismo examen, puedes ofrecer una clase en grupo pequeño:
- Máximo cuatro alumnos.
- Mismo tema y mismo nivel.
- Precio por alumno más bajo que el de una clase individual.
Así atiendes a más gente en una hora y alguien que no puede pagar una clase individual también llega.
Después del examen, cierra el ciclo
Una semana después de los exámenes, escribe a cada familia que tuvo clases extra:
Hola, Paola. ¿Cómo le fue a Tomás en el examen? Cuando quiera, retomamos el horario normal del jueves.
Es un mensaje corto que se siente cuidado y que te devuelve a tu agenda de siempre.
¿Quieres esto en tus clases particulares?
Si en época de exámenes tu WhatsApp se llena y tu agenda se desordena, mira cómo funciona Wawnia para profesores particulares: tu asistente muestra solo tus horas libres y aparta cada clase extra cuando llega el pago.