É segunda de manhã e a sua agenda está cheia até a metade do mês. Entre uma sessão e outra você olha o celular e há três mensagens novas de gente que nunca viu. Uma diz "oi, queria marcar uma consulta". Outra, "tem horário essa semana?". A terceira só diz "olá". Responder "não tenho vaga" soa seco. Não responder é pior. Ter uma lista de espera de consulta de psicologia pelo WhatsApp resolve as duas coisas: a pessoa sabe que foi ouvida e você sabe a quem escrever quando um horário abrir.
Uma observação importante: tudo o que vem a seguir é sobre agenda. No chat você só precisa de nome, número e horários que sirvam. A Wawnia não pede nem guarda dados de saúde, e você também não precisa pedir para montar a lista.
Um "não" que não fecha a porta
A maioria das pessoas que escreve para você passou dias pensando se deveria. Por isso a primeira mensagem importa. Compare duas respostas:
- "Não tenho vaga."
- "Obrigada por escrever, Valentina. No momento a minha agenda está completa, mas posso te colocar numa lista de espera e avisar assim que um horário abrir."
A segunda diz a mesma coisa, mas em outro tom. Não promete o que você não pode cumprir e deixa a porta aberta.
O que anotar e o que não anotar
Para a lista você precisa de muito pouco:
- Nome.
- Número de WhatsApp.
- Dias e faixas de horário possíveis.
- Se prefere online ou presencial.
Só isso. Não precisa de mais dados nem de explicações. Se a pessoa começar a contar coisas pessoais por mensagem, você pode responder com carinho e levar a conversa para o lugar certo:
Obrigada por confiar isso a mim, Valentina. Prefiro que a gente converse na sessão. Por aqui eu só cuido dos horários.
Como organizar a lista de espera de consulta de psicologia pelo WhatsApp
Uma lista que vive só na memória falha justamente quando você mais precisa. Mantenha uma ordem simples:
- Quem escreveu primeiro vem primeiro, a não ser que só possa num horário que não abriu.
- Ao lado de cada nome, anote os dias que servem.
- Marque a data em que você avisou que a pessoa estava na lista.
Assim, quando abrir um horário de quinta, você já sabe a quem escrever primeiro.
Quando um horário abre
Alguém cancela com antecedência e sobra uma vaga. Escreva para a primeira pessoa da lista com uma mensagem curta:
Oi, Valentina. Abriu um horário na quinta, dia 22, às 17h. Serve para você? Se confirmar hoje, deixo reservado.
Dê um prazo claro. Se passarem algumas horas sem resposta, passe para a próxima sem culpa. Ninguém deveria esperar resposta enquanto o horário continua vazio.
Dois casos diferentes: quem espera e quem desistiu
Nem todo mundo fica esperando, e tudo bem. De tempos em tempos, mande uma única mensagem:
Oi, Valentina. Você continua na minha lista de espera. Quer que eu mantenha, ou já conseguiu horário em outro lugar?
Se ela não quiser mais, você tira o nome. Uma lista limpa vale mais que uma lista longa.
O que a Camila aprendeu com a agenda cheia
A Camila é psicóloga em Belo Horizonte. Durante meses respondeu a cada pessoa nova com "por enquanto não tenho vaga, me escreve depois". Ninguém escrevia depois, e quando um horário abria ela não tinha a quem oferecer.
Começou a anotar cada pessoa numa lista simples. Duas semanas depois, um horário de terça abriu porque outra cliente mudou de cidade, e ela o preencheu no mesmo dia com uma única mensagem.
Como falar de preço sem soar fria
Quando alguém entra na lista, costuma perguntar quanto custa. É melhor dizer logo, para não haver surpresa quando o aviso chegar:
A sessão custa R$ 200 e dura 50 minutos. Estou dizendo agora para ficar claro quando abrir um horário.
Um preço dito com calma e a tempo evita que a pessoa suma quando a sua mensagem chegar.
O que fazer quando há muita procura
Se a sua lista crescer demais, não a deixe crescer sem limite. Você pode definir um teto, por exemplo dez pessoas, e avisar:
A minha lista de espera está completa por enquanto. Sugiro procurar outras opções e, se quiser, me escreva de novo no mês que vem.
É honesto e respeita o tempo da outra pessoa.
O seu consultório de psicologia já tem lista de espera?
Se hoje a sua lista de espera está numa nota do celular, veja como a Wawnia funciona para psicólogos: ela ajuda com agenda, avisos e cobranças, sem pedir nem guardar dados de saúde.